L’agenzia eventi si occupa della pianificazione a 360 gradi di un evento su commissione di un cliente che può essere un privato, un’azienda o una società. Questo lavoro coincide con una serie di attività stabilite da un progetto, un budget ed un piano di azione a scadenze. Si tratta di un’occupazione molto complessa ma anche estremamente richiesta, come puoi verificare tu stesso facendo una rapida ricerca sul tuo motore di ricerca preferito. Ti basta digitare organizzazione eventi Catania per toccare con mano quanto vasto e articolato sia effettivamente questo settore. Oggi proveremo a spiegare in estrema sintesi cosa fa e come lavora un’agenzia eventi in modo da chiarire quando questa è utile e per quali occasioni conviene ingaggiarla.
La fase iniziale: il progetto
Il primo step di lavoro coincide con il confronto tra cliente ed agenzia per capire le sue necessità e il budget di cui dispone rispetto alle sue aspettative. Esistono tantissime tipologie di eventi privati e pubblici che possono essere feste private, convegni, feste aziendali, manifestazioni, eventi sportivi, spettacoli o concerti. Tutti questi eventi si accomunano per tre fattori fondamentali e immancabili: progetto, budget, data.
Quando l’agenzia ha compreso le esigenze del cliente si attiva per stilare un progetto che preveda tutto il necessario per agire, incluse le risorse, i materiali, la location ideale ecc… Il progetto prevede anche lo stile, l’allestimento, la comunicazione, la tipografia e tutti gli aspetti tecnici e strumentali. Quindi in prima battuta l’agenzia provvederà a reperire tutte le informazioni utili per creare quello che potremmo definire concept, ovvero lo scheletro, l’albero portante di tutto l’evento.
L’organizzazione vera e propria
All’accettazione del progetto verranno assegnate priorità, compiti, risorse e figure professionali. La fase organizzativa si compone di sopralluoghi, preventivi, ingaggi e contrattazioni con tutte le tipologie di fornitori. Si tratta di una fase molto intensa che dura fino al giorno precedente dell’evento e che richiede di seguire scrupolosamente un piano d’azione. Nelle agenzie più strutturate questa fase comprende anche tutta una serie di riunioni per verificare in modo approfondito lo stato di avanzamento dei lavori. L’organizzazione dell’evento non si esaurisce mai e, come vedremo nel paragrafo successivo, termina addirittura dopo lo svolgimento dell’evento.
Il giorno dell’evento ed il follow up
La data dell’evento presuppone che tutto sia pronto quindi l’agenzia monitora l’andamento e supporta sempre il cliente senza abbandonarlo sul più bello. Per tutti gli eventi non privati è prevista anche una fase di follow up durante la quale si raccolgono punti di forza, criticità e impressioni su come è andata la pianificazione. In alcuni casi le agenzie raccolgono anche i feedback dei partecipanti, degli ospiti e dello staff per capire cosa migliorare e cosa, invece, è stato fatto con efficienza e criterio. Lo studio di come è andato l’evento è utilissimo, soprattutto per quelle realtà che organizzano occasioni pubbliche di intrattenimento e formazione con finalità di marketing. Quindi raccogliere feedback e analizzarli rientra a pieno titolo nell’ambito delle strategie di promozione a cui nessuna azienda può assolutamente rinunciare.
